ACTIVIDAD

1. ¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Trátese de documentos internos o externos)
RTA:
-Identificación de dependencias y determinación de competencia
-Enrutamiento de documentos a dependencia competente
-Registro de control de entrega de documentos recibidos
-Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros
-Control y firma de guías y planillas de entrega
-Organización mensajería externa

2. Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, tramite en línea, pagina WEB, entre otros, ¿Qué actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?
RTA:

• Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control.
• Controla registrando en el formato de control.
• Radica y registra en formato de control
• Organiza la dependencia por dependencias
• Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
• Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

3. En los talleres realizados se propone la elaboración de planillas de control para recibir, radicar y distribuir los documentos. Suba en el blog las planillas propuestas para cada uno de estos procedimientos.
RTA:

NOMBRE COMPLETO
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN
DIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA
CIUDAD
TELEFONO
FAX
CORREO ELECTRONICO
FECHA DE RECEPCIÓN
HORA DE RECEPCIÓN
NUMERO DE FOLIOS
CLASE DE ANEXOS PRESENTADOS

4. ¿Qué actividades debe realizar al recibir una solicitud o tramite y una respuesta de dicho tramite?
RTA: • Serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.
Registra y radica correspondencia.
• Organiza la correspondencia por dependencias.
• Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
• Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

TALLER No. 4

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA


Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

ACUERDO 060-2001
ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC
Para la elaboración de comunicaciones. Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad.

COMUNICACIÓN EXTERNA
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas.

RADICACIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de Entradas: La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.

OFICIAL.
Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.
No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación Interna: Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.

MEMORANDOS.
Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

OFICIOS INTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

RADICACIÓN EXTERNA
OFICIOS EXTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

MENSAJERÍA
El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones,

ELEMENTOS

RESALTADORES
GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTIC
GANCHOS DE COSEDORA
TIJERAS
LAPICEROS
BORRADOR
A Z TAMAÑO OFICIO
ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN
COSEDORA
PERFORADORA
FORMATO DVD
SELLOS
TELEFONO SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA
SOBRE BLANCO
HUELLERO
FOTOCOPIADORA
CAJONERA
COMPUTADOR
IMPRESORA
SCANNER
FAX