TALLER No. 4

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA


Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

ACUERDO 060-2001
ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC
Para la elaboración de comunicaciones. Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad.

COMUNICACIÓN EXTERNA
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas.

RADICACIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de Entradas: La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.

OFICIAL.
Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.
No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación Interna: Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.

MEMORANDOS.
Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

OFICIOS INTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

RADICACIÓN EXTERNA
OFICIOS EXTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

MENSAJERÍA
El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones,

ELEMENTOS

RESALTADORES
GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTIC
GANCHOS DE COSEDORA
TIJERAS
LAPICEROS
BORRADOR
A Z TAMAÑO OFICIO
ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN
COSEDORA
PERFORADORA
FORMATO DVD
SELLOS
TELEFONO SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA
SOBRE BLANCO
HUELLERO
FOTOCOPIADORA
CAJONERA
COMPUTADOR
IMPRESORA
SCANNER
FAX